Die Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Coronavirus (COVID-19) stellen uns nicht nur vor Herausforderungen im privaten Alltag. Auch die Planung von Aufsichtsratssitzungen in Kapitalgesellschaften erfordert eine entsprechende Berücksichtigung der Maßnahmen durch Unternehmen.
Die folgende Darstellung enthält eine Zusammenfassung der wesentlichen Aspekte, die bei der Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen in Zeiten von COVID-19 zu beachten sind.
1. Aufsichtsrat einer GmbH
Der Aufsichtsrat einer GmbH muss mindestens viermal im Geschäftsjahr eine Sitzung abhalten. Die Sitzungen haben vierteljährlich stattzufinden (§ 30i Abs 3 GmbHG).
Aufgrund der derzeitigen Situation ist anzudenken, die bereits anberaumten Aufsichtsratssitzung zu verschieben. Grundsätzlich sieht das Gesetz keine Zwangsstrafen vor, wenn die Aufsichtsratssitzung nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt abgehalten wird. Den Aufsichtsratsmitgliedern könnte eine Sorgfaltswidrigkeit gegenüber der Gesellschaft angelastet werden, wenn die Aufsichtsratssitzung willkürlich verschoben wird. Diese Willkürlichkeit dürfte im Fall einer Verschiebung aufgrund der COVID-19 Pandemie nicht gegeben sein.
Sofern eine Aufsichtsratssitzung nicht aufgeschoben werden kann oder soll, ist eine Beschlussfassung ohne körperliche Anwesenheit anzudenken. Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können Aufsichtsratssitzungen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Diesbezüglich wurde die Bundesministerin für Justiz ermächtigt, mittels Verordnung nähere Regelungen festzulegen. Eine Verordnung liegt derzeit noch nicht vor. Im Folgenden sollen die derzeit bestehenden Möglichkeiten kompakt dargestellt werden:
- Abstimmung im schriftlichen Weg (§ 30g Abs 3 GmbHG): Aufsichtsratsbeschlüsse können grundsätzlich auch außerhalb einer Sitzung schriftlich oder fernmündlich gefasst werden. Dies ist nur dann zulässig, wenn kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht. Diese Form der Abstimmung ist nicht auf die erforderliche Mindestanzahl der Sitzungen anzurechnen.
- Abstimmung in Videokonferenzen: Im Hinblick auf den Aufsichtsrat einer GmbH war lange umstritten, ob eine im Rahmen einer Videokonferenz abgehaltene Aufsichtsratssitzung auf die Mindestanzahl der Sitzungen anzurechnen ist. Dies dürfte mittlerweile dann anerkannt werden, wenn es sich um eine qualifizierte Videokonferenz handelt. Damit diese gegeben ist, müssen im Wesentlichen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
- Unmittelbare Kommunikation zwischen den Teilnehmern durch allseitige Sicht- und Hörbarkeit,
- Möglichkeit der Teilnahme Dritter (z.B. Vorstand, Abschlussprüfer, Sachverständiger, etc.),
- Vertraulichkeit (kein Informationszugang für nicht teilnehmende Dritte),
- gleicher Informationsstand aller Teilnehmer (rechtzeitige Übermittlung von Unterlagen),
- Authentizität der Diskussion (Mimik, Gestik, Intonation, etc. müssen audiovisuell erfassbar sein).
- Abstimmung ohne Anwesenheit sämtlicher Aufsichtsratsmitglieder (§ 30g Abs 5 GmbHG): Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei Mitglieder teilnehmen. Sofern der Gesellschaftsvertrag dies zulässt, wäre es somit möglich eine Aufsichtsratssitzung mit nur drei Mitgliedern abzuhalten und die anderen Aufsichtsratsmitglieder zuzuschalten. Dabei genügt die Zuschaltung mittels Telefon- oder Videokonferenz, die nicht die Voraussetzung einer qualifizierten Videokonferenz erfüllen musss.
Es empfiehlt sich in jedem Fall, eine schriftliche Bestätigung der gefassten Beschlüsse vorzunehmen und diese anschließend an sämtliche Aufsichtsratsmitglieder zu übermitteln.
2. Aufsichtsrat einer AG
Der Aufsichtsrat einer AG muss ebenfalls mindestens viermal im Geschäftsjahr eine Sitzung abhalten. Die Sitzungen haben vierteljährlich stattzufinden (§ 94 Abs 3 AktG).
Auch hier sind Verschiebungen jederzeit möglich. Aufgrund der aktuellen Situation sollten den Aufsichtsratsmitgliedern keine Sorgfaltswidrigkeit gegenüber der Gesellschaft angelastet werden können.
Die Verordnung der Bundesministerin wird voraussichtlich auch neue Möglichkeiten im Hinblick auf Aufsichtsratssitzungen in Aktiengesellschaften behandeln. Bis dahin bestehen die bisherigen Möglichkeiten einer Abhaltung der Aufsichtsratssitzung bzw. Beschlussfassung ohne physische Präsenz, die im Folgenden kompakt dargestellt werden sollen:
- Abstimmung im schriftlichen Weg (§ § 92 Abs 3 AktG): Aufsichtsratsbeschlüsse können grundsätzlich auch außerhalb einer Sitzung schriftlich oder fernmündlich gefasst werden. Dies ist nur dann zulässig, wenn kein Mitglied diesem Verfahren widerspricht. Diese Form der Abstimmung ist nicht auf die erforderliche Mindestanzahl der Sitzungen anzurechnen.
- Abstimmung in Videokonferenzen: Eine Aufsichtsratssitzung wird dann auf die erforderliche Mindestanzahl an Sitzung angerechnet, wenn sie im Rahmen einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten wird. Damit diese gegeben ist, müssen im Wesentlichen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
- Unmittelbare Kommunikation zwischen den Teilnehmern durch allseitige Sicht- und Hörbarkeit,
- Möglichkeit der Teilnahme Dritter (z.B. Vorstand, Abschlussprüfer, Sachverständiger, etc.),
- Vertraulichkeit (kein Informationszugang für nicht teilnehmende Dritte),
- gleicher Informationsstand aller Teilnehmer (rechtzeitige Übermittlung von Unterlagen),
- Authentizität der Diskussion (Mimik, Gestik, Intonation, etc. müssen audiovisuell erfassbar sein).
- Abstimmung ohne Anwesenheit sämtlicher Aufsichtsratsmitglieder (§ 92 Abs 5 AktG): Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei Mitglieder teilnehmen. Sofern die Satzung dies zulässt, wäre es somit möglich eine Aufsichtsratssitzung mit nur drei Mitgliedern abzuhalten und die anderen Aufsichtsratsmitglieder zuzuschalten. Dabei genügt die Zuschaltung mittels Telefon- oder Videokonferenz, die nicht die Voraussetzung einer qualifizierten Videokonferenz erfüllen musss.
Es empfiehlt sich in jedem Fall, eine schriftliche Bestätigung der gefassten Beschlüsse vorzunehmen und diese anschließend an sämtliche Aufsichtsratsmitglieder zu übermitteln.
Wir beraten Sie gerne bei der Organisation und Umsetzung Ihrer Aufsichtsratssitzungen.
Anfragen nehmen wir jederzeit telefonisch unter 0732/773702 oder per E-Mail an office@waitz-rechtsanwaelte.at entgegen.
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