Abhaltung von Gesellschafterversammlungen in GmbH und AG

Die Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Coronavirus (COVID-19) stellen uns nicht nur vor Herausforderungen im privaten Alltag. Auch die Planung von Gesellschafterversammlungen in Kapitalgesellschaften erfordert eine entsprechende Berücksichtigung der Maßnahmen durch Unternehmen.

Die folgende Darstellung enthält eine Zusammenfassung der wesentlichen Aspekte, die bei der Abhaltung von Gesellschafterversammlungen in Zeiten von COVID-19 zu beachten sind.

1. Abhaltung von Generalversammlungen einer GmbH

Die den Gesellschaftern einer GmbH vorbehaltenen Beschlüsse werden grundsätzlich in der Generalversammlung gefasst. Die ordentliche Generalversammlung ist mindestens einmal jährlich einzuberufen. Über die Feststellung des Jahresabschlusses, die Verteilung des Bilanzgewinnes, etc. hat die Generalversammlung laut Gesetz in den ersten acht Monaten jedes Geschäftsjahrs zu beschließen (§ 35 Abs 1 Z 1 GmbHG).

Aufgrund der aktuellen Situation ist eine Absage bzw. Verschiebung von bereits einberufenen Generalversammlungen anzudenken. Für die Absage bzw. Verschiebung einer Generalversammlung gelten grundsätzlich keine besonderen Formvorschriften. Zuständig ist jenes Organ, das die Generalversammlung einberufen hat (in der Regel der Geschäftsführer der GmbH). Eine grundlose Absage von Generalversammlungen kann eine Verletzung der Sorgfaltspflicht des Geschäftsführers (§ 25 GmbHG) darstellen und zu Schadenersatzansprüchen führen. Im Hinblick auf die bestehende COVID-19 Pandemie kann unseres Erachtens von einem wichtigen Grund zur Verschiebung bzw. Absage einer Generalversammlung ausgegangen werden. Bei der neuerlichen Einberufung sind die entsprechenden Einberufungsvorschriften, insbesondere im Gesellschaftsvertrag vereinbarte Fristen, zu beachten.

Sofern eine Beschlussfassung durch die Gesellschafter nicht aufgeschoben werden kann, ist eine Beschlussfassung ohne körperliche Anwesenheit anzudenken. Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können Generalversammlungen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Diesbezüglich wurde die Bundesministerin für Justiz ermächtigt, mittels Verordnung nähere Regelungen festzulegen. Eine Verordnung liegt derzeit noch nicht vor. Im Folgenden sollen die derzeit bestehenden Möglichkeiten kompakt dargestellt werden:

  • Abstimmung im schriftlichen Weg (§ 34 GmbHG): Gesellschafterbeschlüsse können auch schriftlich gefasst werden (sogenannte Umlaufbeschlüsse), wenn sämtliche Gesellschafter dem zustimmen.
  • Abstimmung in Videokonferenzen: Auch die Beschlussfassung im Rahmen einer Videokonferenz ist zulässig, wenn dies im Gesellschaftsvertrag vorgesehen ist oder sämtliche Gesellschafter dem zustimmen.
  • Ausstellung von Stimmrechtsvollmachten: Insbesondere wenn die Beschlussfassung einer notariellen Beurkundung bedarf, empfiehlt sich die Ausstellung einer Stimmrechtsvollmacht für die konkrete Generalversammlung. Diese kann grundsätzlich entweder an einen Mitgesellschafter oder beispielsweise an einen Rechtsvertreter ausgestellt werden. Es wird mittlerweile weitgehend vertreten, dass die Stimmrechtsvollmachten selbst keiner notariellen Beglaubigung bedürfen.

Es empfiehlt sich in jedem Fall eine exakte Protokollierung der gefassten Beschlüsse und die anschließende Übermittlung an die Gesellschafter.

2. Abhaltungen von Hauptversammlungen einer AG

Auch die ordentliche Hauptversammlung einer AG hat in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden (§ 104 Abs 1 AktG). Diese Frist wurde durch das COVID-19-GesG (Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19) auf innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahrs verlängert.

Eine Absage bzw. Verschiebung der Hauptversammlung ist ebenfalls möglich. Zuständig dafür ist wiederum das einberufende Organ (in der Regel der Vorstand der AG). Es gelten keine besonderen Formvorschriften. Auch diesbezüglich gilt, dass die Absage bzw. Verschiebung nicht willkürlich sein darf, was im Fall einer Verschiebung aufgrund der COVID-19 Pandemie nicht der Fall sein dürfte. Bei einer neuerlichen Einberufung sind die entsprechenden Einberufungsvorschriften zu beachten.

Auch im Hinblick auf die Hauptversammlung der AG gibt es Möglichkeiten, dass eine Beschlussfassung ohne körperliche Anwesenheit vorgenommen wird. Diesbezüglich wurde – wie oben angeführt – die Bundesministerin für Justiz ermächtigt, mittels Verordnung nähere Regelungen festzulegen. Eine Verordnung liegt derzeit noch nicht vor. Im Folgenden sollen die derzeit bestehenden Möglichkeiten im Hinblick auf die Hauptversammlung kompakt dargestellt werden, wobei zu beachten ist, dass eine Hauptversammlung stets durch einen Notar zu beurkunden ist:

  • Abstimmung auf schriftlichem Weg: Ein Umlaufbeschluss im eigentlichen Sinn wie bei der GmbH ist bei der AG nicht möglich.
  • Satellitenversammlung (§ 102 Abs 3 Z 1 AktG): Die sogenannte Satellitenversammlung ermöglicht die Teilnahme an einer zeitgleich mit der Hauptversammlung an einem anderen Ort im Inland oder Ausland stattfindenden Versammlung, die entsprechend den Vorschriften für die Hauptversammlung einberufen und durchgeführt wird und für die gesamte Dauer der Hauptversammlung mit dieser durch eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit verbunden ist.
  • Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG): Die Fernteilnahme ermöglicht die Teilnahme an der Hauptversammlung während ihrer gesamten Dauer von jedem Ort aus mittels einer akustischen und allenfalls auch optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit, die es den Aktionären ermöglicht, dem Verlauf der Verhandlungen zu folgen und sich, sofern ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt, selbst an die Hauptversammlung zu wenden.
  • Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG): Im Rahmen der Fernabstimmung können die Stimmen auf elektronischem Weg von jedem Ort aus abgegeben werden.
  • Abstimmung per Brief (§ 102 Abs 6 AktG): Die Satzung kann vorsehen, dass die Aktionäre durch Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen können. Die Satzung muss dieses Verfahren genau regeln und kann den Ablauf nicht z.B. dem Vorstand überlassen.

Es würde somit im äußersten Fall – unter der Voraussetzung, dass die Satzung dies zulässt – beispielsweise genügen, wenn nur der Vorsitzende und der beurkundende Notar bei der Hauptversammlung anwesend sind. Diesfalls würden die zuvor auf elektronischem Weg oder per Brief abgegeben Stimmen und somit das Beschlussergebnis durch den Vorsitzenden verkündet werden.

Wir beraten Sie gerne bei der Organisation und Umsetzung Ihrer Gesellschafterversammlungen.

Anfragen nehmen wir jederzeit telefonisch unter 0732/773702 oder per E-Mail an office@waitz-rechtsanwaelte.at entgegen.

 

Disclaimer: Dieser Beitrag dient lediglich zur allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für die Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit wird von Waitz Haselbruner Rechtsanwälte GmbH keine Haftung übernommen.